БИТ.Расчёты со студентами

• БИТ.Расчёты со студентами

Цели и задачи проекта

Университету требовалась комплексная автоматизация расчетов со студентами, которая позволила бы оптимизировать ведение бухгалтерского учета и работу с договорами студентов. Целью было снижение трудозатрат, временных и финансовых потерь, а также исключение ошибок, связанных с человеческим фактором. Были поставлены первоочередные задачи:

1. Своевременно отслеживать изменения кадровой информации по студентам;
2. Сократить трудозатраты и потери времени на ввод данных по оплатам;
3. Автоматически рассчитывать размер пени и штрафов при просрочке платежа для исключения ошибок и денежных потерь;
4. Выполнять массовые операции над договорами студентов (индексация оплат, групповое закрытие и т.п.);
5. Исключить дублирование функций между сотрудниками.

Описание

Университет предоставляет высшее образование более чем 35 000 студентов, в том числе и на платной основе. Кадровые сведения о студентах, такие как информация о договорах и оплате по ним, хранились в базе программного комплекса «БИТ.ВУЗ». Однако часть задач, связанная с работой со студентами, требовала дополнительной автоматизации.

Большое количество времени и сил отнимал ввод данных об оплате обучения. Отсутствовали механизмы расчета пени и штрафных санкций за просрочку платежа, что приводило к денежным потерям и ошибкам при ручном расчете пени. Терялось время на повторное занесение одних и тех же данных в разные системы.

Для решения этих задач были привлечены сотрудники «Первого БИТа». Многолетний опыт «Первого БИТа» в автоматизации учреждений системы образования, в первую очередь – вузов, сыграл решающую роль в выборе интегратора.

К уже имеющемуся функционалу специалисты «Первого БИТа» добавили программный модуль «БИТ.Расчеты со студентами». Это позволило значительно облегчить и ускорить работу сотрудников вуза.

Результаты проекта

1. Объединение учетных систем в единый комплекс позволило избавиться от повторного ввода данных и значительно сократить трудозатраты и временные потери сотрудников вуза;
2. Блок расчета пени позволяет оперативно начислять штрафы и пени за просрочку платежа студентами. Это освободило сотрудников от проводимых вручную расчетов и позволило избежать финансовых потерь;
3. Массовые операции над договорами студентов и автоматическое отслеживание кадровой информации позволили значительно сократить время, затрачиваемое на эту работу, и снизить количество ошибок в данных;
4. Функция загрузки информации об оплате позволяет поддерживать базу в актуальном состоянии, избавляет персонал вуза от большого количества трудоемкой работы и также сокращает количество ошибок.

• БИТ.Расчёты со студентами

Цели и задачи проекта

Институту требовалось упростить работу с договорами студентов, обучающихся на платной основе. Основной целью стало снижение трудовых, временных и финансовых затрат, а также исключение ошибок, связанных с человеческим фактором. Были поставлены следующие задачи:

1. упростить процесс учета данных по расчетам с обучающимися по платным образовательным услугам;
2. организовать возможность получения аналитической информации о состоянии взаиморасчетов со студентами;
3. исключить дублирование информации в отделе платных образовательных услуг (в бухгалтерии), приемной комиссии, учебной части;
4. выполнять массовые операции над договорами студентов, такие как групповое закрытие и т.п.; исключить дублирование функций между сотрудниками.

Описание

В Московском экономическом институте получают образование более 10 000 студентов, обучающихся на платной основе. Некоторые задачи, связанные с работой со студентами, требовали дополнительной автоматизации.

Много времени у сотрудников вуза занимал процесс формирования начисления дохода по договорам платного образования и получения данных об оплатах.

Руководство института обратилось в компанию «Первый Бит». К уже использующимся в вузе системам специалисты Первого Бита добавили программный продукт «БИТ/Расчеты со студентами». В результате специалисты Первого Бита:

1. выполнили интеграцию и адаптацию «БИТ/Расчеты со студентами» с «1С:Бухгалтерия предприятия»;
2. разработан обмен между системой «БИТ.ВУЗ» и решением «БИТ/Расчеты со студентами» в программу «1С:Бухгалтерия предприятия» для загрузки спра-вочников с параметрами обучения, студентами и договорами;
3. создан механизм массовой загрузки списка студентов и их договоров из базы «БИТ.ВУЗ» в «БИТ/Расчеты со студентами»;
4. Разработан обмен между «БИТ/Расчеты со студентами» и «БИТ.ВУЗ» для загрузки данных по оплатам учащихся из системы во вторую.

Результаты проекта

1. обеспечен контроль за оплатами студентов;
2. значительно упростился процесс учета и анализа данных по расчетам с обучаю-щимися по платным образовательным услугам;
3. гарантировано оперативное получение сведений об оплатах от бухгалтерии другими подразделениями;
4. настроенный обмен между учетными системами вуза позволил избавиться от повторного ввода данных и значительно сократить трудовые и временные затраты сотрудников института;
5. ИТ-решение «БИТ/Расчеты со студентами» позволило ускорить процесс формирования начисления дохода по договорам платного образования.